Praktische tips om het e-mailverkeer te beheersen.

Praktische tips op het e-mailverkeer te beheersen.

Inefficiënt mailbeheer leidt tot frustratie en tijdverlies.

Bijna iedereen in onze moderne maatschappij is met het internet verbonden. Mensen sturen elkaar berichten per e-mail. Bedrijven sturen informatie rond. Dat veroorzaakte een explosie van berichten in de inbox. De afhandeling hiervan kost steeds meer tijd. Maar het kan ook anders met de volgende Praktische tips om het e-mailverkeer te beheersen.

Wat veroorzaakt de explosie van e-mailverkeer?

Er zijn een aantal oorzaken waardoor het e-mailverkeer de voorbije jaren exponentieel is gegroeid. Eerst en vooral beschikt nu bijna iedereen over een of meerdere e-mailadressen. Bedrijven hebben quasi allemaal een website waarop de contactgegevens gemakkelijk te vinden zijn. En dan heb je nog het fenomeen van nieuwsbriefacties, sweepstakes, tell-a-friendacties … tot junkmail toe. Dat aan de professionele kant van de zaak.

Maar vergeet ook het intermenselijk aspect van de zaak niet. E-mails versturen kan voor de mensen een vorm van persoonlijk contact zijn. Ook gemakzucht speelt een rol. Als u informatie met iedereen deelt, kan men verantwoordelijkheid delen of vermijden. Of wat te denken van spamacties, kettingmails, … tot gerichte e-mail aanvallen in extreme gevallen. Kortom, het e-mailverkeer kost steeds meer tijd en geld aan de mensen en bedrijven. Tijd om een aantal Praktische tips om het e-mailverkeer te beheersen.

Wat kan men doen om de instroom aan e-mailberichten te beperken?

Er zijn een aantal Praktische tips om het e-mailverkeer te beheersen. Ze houden echter steeds verband met een mentaliteitswijziging en een andere houding bij de mensen zelf. Eenmaal men het gewoon is, zal het werkcomfort en de efficiëncy stukken beter worden.

  • Kijk maar een paar keer per dag uw e-mails na. Vaak start het e-mailprogramma op samen met de computer. Men is dan geneigd om alle ongelezen berichten te openen. Het resultaat is dat men in de maalstroom van e-mails terecht komt en de voorziene werkplanning uit het oog verliest. Check daarom 1x in de voormiddag en 1x in de namiddag de mails, liefst op een vast uur. Laat het mailprogramma niet automatisch opstarten en schakel de verwittigingen van inkomende mails uit.
  • Gebruik e-mails enkel voor korte, dringende of snelle berichten. Daarvoor waren ze eigenlijk oorspronkelijk bedoeld. Een mail hoeft niet langer te zijn dan maximaal 3 paragrafen. Om iets mee te delen of een informatie op te vragen kunt u de telefoon nemen, even tot bij uw collega lopen of in de koffiekamer een paar dingen navragen. Voor langere boodschappen gebruikt u een rapport of een brief met bijlagen. Zo zal alles ook veel duidelijker zijn.
  • Vermijd social talk via e-mail. Daarvoor heb je sociale netwerksites zoals Facebook, terug de koffiekamer of het café. Ook reacties op reacties per e-mail zijn uit den boze. Als gans de wereld begint te reageren krijg je snel een lawine aan nutteloze mails.
  • Denk steeds na tot wie u zich richt met een mailtje. Vermijd in elk geval om iedereen die u kent in c.c. te zetten. Eerst en vooral hoe meer mensen een bericht krijgen, hoe meer kans op reacties. Maar ook hoe meer mensen, hoe meer meningen. Door enkel degene per e-mail aan te spreken die nodig is, werkt u snel en vakkundig.
  • Organiseer uw e-mailverkeer op een efficiënte manier. Gebruik verschillende e-mailadressen voor uw professionele berichten en uw privé berichten. Gratis abonnementen en inschrijven op nieuwsbrieven doet u best met een gratis @gmail.com, @hotmail.com of @yahoo.com adres. Als het volume aan e-mails te groot wordt, schrapt u gewoon de account. En stel een goed archiveringssysteem in voor inkomende e-mails. Bij de meeste mailprogramma’s kunt u dit automatisch instellen.

Besluit.

Wildgroei wurgt steeds het goed gebruik van nuttige functies of systemen. Daarom is het noodzakelijk om de afhandeling van het e-mailverkeer te organiseren. Met bovenstaande Praktische tips om het e-mailverkeer te beheersen lukt dit heel wel. Uw organisatie en uw medewerkers kunnen er enkel baat bij hebben.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s