Een krachtige webshop in vijf stappen.

Met deze tips start je probleemloos je webshop op.

Het internet is tegenwoordig een onmisbaar onderdeel van de moderne bedrijfsvoering. Een goede website trekt de aandacht van de mensen op je zaak en op je producten of diensten. Promotie voeren via het internet gaat veel sneller, goedkoper en doelgerichter. Maar wie het maximum uit het internet wil halen denkt al gauw ook aan online verkopen. Maar hoe begin je daar aan. Hier volgt een praktische handleiding in vijf stappen.

Stap 1: Een goede voorbereiding vormt de basis voor je webshop.

Tot de voorbereiding behoort alles wat je toelaat om een performante online shop te bouwen. Eerst en vooral moet je eens goed onder elkaar zetten wat jij met de webshop wilt doen. Het is niet zo dat online verkoop enkel goed gaat voor boeken, video’s, CD”s, reizen en elektronica. Je kunt nagenoeg alles online verhandelen, zelfs reservaties van diensten, boekingen van afspraken of inschrijvingen voor programma’s, enz. kunnen perfect online gebeuren. Alleen is dit vooraf wel essentieel om weten voor je webbouwer.

De voorbereiding bestaat uit 3 grote blokken. Vooreerst alles wat verband houdt met je producten en klanten die je wilt verkopen, tweedens de zaken die je eigen, interne organisatie aangaan en ten derde alles rond je bedrijfsvoering en promotie van de webshop.

a) Je producten en klanten.

Hier zoek je de antwoorden op welke artikels / diensten wil ik online aanbieden. Wie zijn mijn klanten. Hoe verlopen de aankopen? Wat moet er gebeuren opdat klanten kunnen bestellen? Hoe verlopen de leveringen? En de betalingen?

b) Je interne organisatie.

Nu denk je even op de manier waarop je online verkoop zal ingecorporeerd worden in je zaak. Verkoop je enkel online of is het een uitbreiding van de bestaande desk-verkoop? Gebeurt de webverkoop door een speciale verantwoordelijke of moeten alle personeelsleden deze verkopen kunnen behandelen. Kunnen dezelfde producten ter zelfde tijd online en in je bedrijf worden verkocht?

c) Bedrijfsvoering en promotie.

Hier zet je volgende zaken onder elkaar: welk budget maak ik vrij voor het bouwen van de online shop? Hoe promoot ik mijn webshop en hoeveel geld voorzie ik hiervoor? Wie contacteer ik om mijn online shop te bouwen? En wie onderhoudt de webshop na het opstarten?

Tenslotte kijk je even rond op het internet of er webwinkels zijn die je bijzonder aanstaan. Met deze en de bovenstaande informatie ga je over tot het zoeken van een vakkundige webbouwer, liefst iemand die daadwerkelijk ervaring heeft met het bouwen van een online shop.

Stap 2: Het bouwen van je online shop.

Met de bovenstaande gegevens gaat je webbouwer nu aan de slag om een goede lay-out te zoeken voor je webshop. Technisch wordt de structuur zo opgebouwd dat je later niet direct geblokkeerd wordt als er een nieuw product bijkomt. Of als er een uitbreiding van je activiteiten gebeurt. Het internetbedrijf van je keuze bouwt je webshop uit drie grote brokken: het online winkelgedeelte waar je klanten terecht komen om te shoppen, de back-office die enkel toegankelijk is voor jou en waar de “administratie” gebeurt van je online winkel en de betaalmodule waarmee je klanten op een veilige manier hun aankopen regelen.

Zelf heb je in deze tweede fase werk met het zoeken en vastleggen van een goede naam voor je webshop en met het verzamelen van alle gegevens die je moet toelaten om je producten of diensten op te bouwen in je nieuwe internetstore. Meestal neem je contact met je leveranciers en vraagt hen CD’s met foto’s van je artikels; je zoekt goede, kernachtige en duidelijke beschrijvingen van je producten of diensten; je schrijft of werkt de historiek van je bedrijf bij; contacteert je partners die voor de (veilige) betaling op je shop moeten instaan, enz. Met andere woorden, je verzamelt alle informatie die je nodig hebt in fase 3.

Stap 3: De praktische inrichting van je online shop.

Nadat je het uitzicht, de indeling en de werking van je nieuwe webshop hebt goedgekeurd, krijg je hem opgeleverd van je webbouwer. Nu is het aan jou om deze op te bouwen zodat je klanten en je personeel er mee kunnen werken. Dit is -zeker de eerste keer- een vrij omslachtig en heel intensief werk. Het komt er op neer dat je een beschrijving van alle artikels in het catalogusbestand typt, per product een mooie foto of een duidelijke referentie noteert, klanten- en leverancierslijsten opbouwt, enz.

Maar ook de online administratie moet worden opgebouwd de eerste maal, zoals de mail die klanten krijgen ter bevestiging van hun bestelling, de verwittiging dat de producten onderweg zijn, een bericht om te verwittigen als er vertraging optreedt, … En de praktische zaken zoals wie men kan contacteren om uitleg te vragen, wat er moet gebeuren als bestellingen niet toekomen, enz.

Vergeet niet als laatste om alles goed en degelijk te testen. Vooral de bestel- en leveringsprocedures. Doe dit eerst zelf en laat daarna een paar vrienden of kennissen je online shop uittesten vooraleer je deze werkelijk lanceert. Meestal moet je nog een paar praktische zaken aanpassen met de reacties die je krijgt van deze “testklanten”.

Stap 4: De lancering van je nieuwe webshop.

Indien je zelf instaat voor de werking met de online shop ben je nu klaar om het internet op te trekken. Maar als je personeel hebt die met je nieuwe webshop moet werken, is het best om een veertiental dagen voor de effectieve start een voorstelling te organiseren voor je mensen. Met een powerpointpresentatie en een beamer kun je tegenwoordig heel visueel en heel gestructureerd uitleggen hoe je nieuwe online shop werkt en wat er van hen verwacht wordt. Laat hen ook maar een weekje alles uitproberen tot zo’n twee à drie dagen vooraleer je opstart.

Het opstarten zelf laat je best verlopen met zoveel mogelijk ruchtbaarheid. Een persbericht naar de (lokale) media, affiches die in je zaak ophangen, een toffe folder op de desk en bij je brieven en facturen, een mailing aan je klanten. Vergeet ook niet op al je publiciteit te vermelden dat je nieuwe webshop nu bereikbaar is en zet de naam van je webwinkel duidelijk op folders, affiches, advertenties, je briefpapier, e-mails, facturen, bedrijfswagens, enz.

Wil je het echt professioneel aanpakken, combineer dan de opstart van je webshop met je jaarlijkse show of opendeurdagen waar veel volk over de vloer komt. Of lanceer online een introductie-actie voor de producten die via het internet bij je gekocht worden. Goede reclame kan je zowel online als offline voeren. Het beste is om steeds een mix van beide te hanteren om een zo breed mogelijk publiek te bereiken. Enkele goed scorende middelen zijn Tell-A-Friend acties om je eigen klanten te activeren, gratis wedstrijdacties om nieuwe klanten te werven, Google reclame om heel doelgericht te adverteren en E-nieuwsbrieven of E-voordeelberichten die de band met je klanten kunnen versterken.

Stap 5: De uitbouw van je online shop.

Nu je gestart bent, is het zaak om je online shop met een goed oog te blijven bekijken. Heb constant aandacht voor de verkoopsresultaten, de omzet, de vlotte afhandeling van de bestellingen, de snelle reactie op vragen of klachten van je klanten, enz. Luister eveneens naar je mensen die dagelijks met je webshop werken. Vraag hen wat ze er zelf van denken, of en hoe de werking nog kan verbeteren en wat er goed is. Laat hen ook hun mening geven over eventuele manieren om de producten te promoten of over acties die volgens hun zouden aanslaan.

Vraag ook van tijd tot tijd aan je klanten wat ze van je online serviceverlening vinden. Dit kan door middel van een “poll” op je webshop zelf of door dit systematisch te vragen als je tegen een klant praat. Je zal versteld staan van de bruikbare ideeën die je hieruit haalt.

Vergeet tenslotte nooit dat je via het internet beschikt over een schat van informatie die een onpartijdig, snel en correct beeld geven van de prestaties van je webshop en van je acties. Nagenoeg alles is meetbaar via het internet. En meten is weten, zegt het spreekwoord. Je weet haarfijn hoeveel bezoekers er geweest zijn op je online winkel, hoe lang ze gebleven zijn, welke pagina’s ze geconsulteerd hebben en waar ze hebben afgehaakt. Maar ook met welke zoekwoorden ze tot bij je zijn gekomen, en hoeveel mensen via je promotiefolder zijn gekomen of hoeveel een bepaalde online actie aan omzet heeft opgeleverd. Kijk dus heel regelmatig naar je statistieken, praat met je personeel en met je klanten en stuur constant bij. Behoud en verbeter wat goed is en pas de zaken snel aan waar er iets niet goed werkt. En vrij snel zal je zien dat de nieuwe webshop een heel goed rendement haalt.

Een nieuwe webshop installeren is niet iets wat rap, rap tussendoor gebeurt. Je haalt enkel maar goed resultaat als de voorbereiding en de opstart goed doordacht en heel gestructureerd gebeurt. Met bovenstaande handleiding ben je zeker bij machte om een heel performante online shop te installeren. Maar het is even belangrijk dat je op een degelijke expertise kunt rekenen van je webbouwer. Meestal komen er tijdens het tot standkomingsproces nog een aantal praktische vragen naar voor waar een ervaren internetpartner je vakbewaam advies kan geven. En dat is evenveel waard als de nauwkeurige voorbereiding.

Advertentie

Checklist voor een nieuwe website of webshop.

Stap voor stap een website of webshop voorbereiden.

Een nieuwe website of webshop bouwen vergt een grondige en goed gestructureerde aanpak. Dit speelt ook een rol voor de kostprijs. Hoe beter je voorbereiding is, hoe correcter een prijsofferte kan worden berekend en hoe vlotter de realisatie zal zijn. Hier volgt een 5 stappenplan waarbij je aan de hand van vijf concrete vragen een prima voorbereiding maakt.

1) Wie zijn mijn klanten?

Met andere woorden wie koopt mijn producten. Of voor wie produceert of levert mijn bedrijf? Doe ik enkel aan verkoop? Of vormt de na-verkoop ook een belangrijk deel van mijn werk? En de levering van wisselstukken, accessoires of complementaire producten?

Dit zijn een aantal kernvragen om precies te bepalen voor wie jij zaken doet. Want verschillen in de soort doelgroep of van de aard van uw dienstverlening maken dat een gans andere lay-out nodig kan zijn. Consumenten-sites zien er conceptueel anders uit dan B2B sites. En voor hardsellers wordt beslist een andere structuur gehanteerd dan voor informatieve websites.

Denk ook even aan morgen. Indien u reeds voorziet om binnen afzienbare tijd een nieuwe doelgroep aan te boren (nieuwe producten, nieuwe sector of land), voorzie dit nu alvast in het ontwerpen van uw nieuwe website of webshop.

Maar misschien wil je helemaal niets verkopen met je website. Het is best mogelijk dat je enkel wilt informeren of voor jezelf een virtuele folder op het internet zetten. In dit geval zoek je in deze fase het antwoord op de vragen “Wat wil je bereiken met je website?” of gewoon “waarom wil je een website?”.

2) Wie ben ik?

Waar sta ik voor? Van waar kom ik (historiek)? Welke expertises heb ik opgebouwd door de jaren heen? Maar ook wat mogen mijn klanten van mij verwachten? En waarom zouden zij bij mij moeten aankloppen en niet bij mijn concurrenten?

Deze fase is heel belangrijk omdat het enerzijds zorgt voor meer vertrouwen bij je bezoekers en je klanten en anderzijds de voornaamste redenen duidelijk maakt waarom men bij je klant moet worden. Het zet precies ook je sterke punten onder elkaar en geeft de juiste argumenten aan de bezoekers van je website om effectief contact op te nemen.

Kijk ook even verder. Ook externe troeven die niet direct op jezelf of je bedrijf betrekking hebben, spelen mee. Snelheid in levering doordat b.v. een koeriersbedrijf net om de hoek zit, 24/7 online service via een extern callcenter, vlotte bereikbaarheid doordat je aan een uitrit van een belangrijke snelweg ligt of doordat een openbare vervoerhalte net tegenover je ligt, dat telt allemaal mee.

3) Hoe werk ik?

Op welke manier behandel jij aanvragen? Hoe verlopen de betalingen? Kan men je producten zien in een eigen showroom? Kunnen ze worden afgehaald aan een afhaalbalie of worden ze uitsluitend verstuurd? Word er contact opgenomen voor een offerte en na hoeveel tijd gemiddeld? En wat bij problemen?

Niet alles wordt altijd groot geafficheerd op een website of webshop. Maar het is wel van belang dat er aan gedacht is en dat je dit met je webbouwer overloopt. Meestal heeft deze goede tips over wat wel of wat best niet wordt opgenomen op je site. Deze informatie is belangrijk omdat dit de kern uitmaakt voor je verkoopsucces. Wat in deze fase genoteerd wordt, maakt dat je een goed aanbod kunt doen aan mogelijke klanten en maakt dat je zal kunnen geld verdienen met je website of webshop.

4) Hoe zal ik mij promoten?

Blijf ik verder werken met enkel advertenties? Zal ik (binnen afzienbare tijd) een eigen nieuwsbrief versturen? Wil ik mijn acties eerst aan mijn klanten melden via het internet? Wil ik nieuwe klanten aantrekken via het internet? Of denk ik op termijn aan het uitbouwen van een eigen community?

Zeker als het je eerste stappen zijn voor je bedrijf of zaak op het internet is dit een moeilijke rubriek. Niet alleen ken je de mogelijkheden meestal onvoldoende, maar je kunt ook moeilijk inschatten wat de kosten zullen zijn en welke opbrengst je mag verwachten. Maar het is goed om toch even hieraan te denken en de interessantste mogelijkheden met je webadviseur te bespreken. Afhankelijk van wat je denkt te gaan doen, kan het noodzakelijk zijn om bepaalde zaken te voorzien op je website. Een database b.v. of een reclamevenster, enz.

Weet dat online reclame in sé goedkoper is dan traditionele, veel sneller werkt en dat de resultaten steeds perfect meetbaar zijn. Weet ook dat het meestal best is om zowel online als offline reclame te blijven maken. En hou er mee rekening dat ook op het internet enkel volgehouden inspanningen voluit renderen. One shots werken meestal slecht tot niet en zijn in elk geval geen goede basis.

5) Verzamel voldoende documentatie.

Met niets kan je moeilijk een heel mooie website bouwen. Je hebt teksten nodig en foto’s. Je kunt veel tijd winnen indien je ze vooraf klaar maakt. Teksten schrijf je bij voorkeur met een tekstverwerker of met de computer zodat je een file kunt aanleveren. Dat is ook handig voor jezelf want later kun je gewoon vertrekken van deze basistekst en daar de nodige aanpassingen aan doen. Denk b.v. aan het bijwerken van je historiek, of bijwerken van je productenlijst, enz.

Foto’s kun je natuurlijk ook zelf nemen. Met de nieuwe generaties digitale fototoestellen of zelfs GSM’s is dit geen probleem meer. Alhoewel wij dit niet echt aanraden. Meestal kun je via je eigen leveranciers heel gemakkelijk aan CD’s met foto’s geraken of aan digitale folders. Het voordeel hiervan is dat je werkelijk perfecte foto’s zal op je site krijgen, want ze zijn door professionelen gemaakt en tonen de producten in ideale (studio-) omstandigheden. Daar kun je zelf nooit tegenop.

Wil je eigen foto’s nemen, b.v. van een eigen productieproces, je bedrijf of een aantal speciale realisaties, huur dan zelf een professionele fotograaf in. Je maakt best vooraf een vaste prijsafspraak voor het totaal werk en spreekt af dat je, naast de foto’s ook de rechten bekomt op jouw foto’s. Deze werkwijze is veruit te verkiezen omdat je ook heel mooie foto’s op je site krijgt én deze daarenboven nog jaren zal kunnen gebruiken voor eigen folders, promoties, affiches, enz.

Indien je dit vijf stappenplan volgt, zal je zonder twijfel een prima voorbereiding maken voor een nieuwe website of webshop. Het beste maak je deze ganse voorbereiding schriftelijk. Zo zal je snel tegenstrijdigheden opmerken of onvolkomenheden. En het is een prima basis om mee te geven aan je webbouwer als basis voor een correcte prijsofferte.

Maar zelfs al heb je geen tijd om dit op papier zelf uit te werken, dan nog is het goed om vooraf de zaken onder elkaar te zetten waar jij aan denkt en om deze checklist samen met je webbouwer te overlopen.